Da operação ao CEO: a Efen Marine transformou o Copilot em ferramenta de trabalho com método
Cliente | Efen Marine (combustíveis marítimos para óleo, gás e navegação de apoio) |
Participantes | Cerca de 15 pessoas, do operacional ao CEO |
Formato | 8 encontros, 2 por semana |
Resultado | 100% de presença nos 8 encontros + Copilot em uso com método e validação humana |
IMAGEM · ABERTURA
Foto do grupo da Efen Marine reunido, incluindo o CEO, em um dos encontros presenciais.
Formato horizontal amplo. A presença do CEO junto ao time é o diferencial a destacar.
1. Contexto
A Efen Marine fornece combustíveis marítimos para os setores de óleo, gás e navegação de apoio. Quando procurou a AutoU, já tinha a licença corporativa do Microsoft 365 Copilot, mas o uso era pontual e pouco fundamentado, preso a casos isolados, sem muito impacto nem personalização.
A decisão de contratar o programa foi estratégica. A Efen queria parar de tratar a IA como curiosidade ocasional e passar a usá-la na rotina de cada colaborador, de forma consistente. A ideia ia além de ensinar comandos: era dar sentido e método a uma ferramenta que a empresa já tinha em mãos. A necessidade central era o baixo letramento em IA, uma demanda mista, que ia do prático, no dia a dia de cada função, ao estratégico, ligado a pensar quais processos dava para automatizar.
O grupo era heterogêneo em função, senioridade e familiaridade com tecnologia, e trouxe ao mesmo tempo um desafio e uma oportunidade. O desafio era atender, num só programa, desde quem executa a operação até quem decide os rumos da empresa. A oportunidade era rara: com o CEO e as equipes aprendendo lado a lado, dava para alinhar na mesma conversa o uso prático da ferramenta e a visão de onde ela poderia levar a Efen.
2. Como fizemos
Foram oito encontros, duas sessões por semana, cada uma de uma hora e meia a duas horas conforme o dia. A maior parte remota, com dois encontros presenciais no meio do caminho, e quatro mediadores da AutoU acompanhando a turma em todas as sessões. As aulas foram práticas e ao vivo: os mediadores demonstravam o uso da ferramenta e os participantes repetiam cada exercício nos próprios dispositivos, na mesma ferramenta que usariam depois no trabalho. Cada aula tinha material dedicado, com documentos de exemplo e um roteiro de prompts.
Como o curso foi todo customizado, os agentes e exemplos usados em aula saíram de situações reais da Efen, e boa parte do conteúdo foi orientada por um brainstorming feito logo na primeira aula, que trouxe à tona as ideias e as dores dos próprios participantes.
Um princípio guiou o workshop inteiro. A IA foi apresentada como ferramenta de apoio e de ganho de produtividade, capaz de gerar resultados concretos desde que sempre acompanhada de validação humana. A tecnologia acelera e amplia o trabalho, e a pessoa continua responsável por conferir, ajustar e assinar o que é produzido. A maior parte do tempo foi para o uso do Copilot no dia a dia, com a construção de agentes como a camada mais avançada. O aprendizado percorreu seis blocos:
Bloco | O que a turma trabalhou |
|---|---|
Fundamentos e prompts | O que é IA generativa, o cenário de mercado e a construção de bons prompts, definindo papel, contexto, formato e exemplos para deixar o resultado previsível. |
Copilot no dia a dia | Uso do Copilot no Teams, no Outlook e no Office para resumir reuniões, tratar e-mails, analisar planilhas e criar documentos e apresentações, com a distinção entre os modos Work e Web. |
Segurança e confiabilidade | Riscos de compartilhamento indevido, instruções maliciosas e alucinação, com práticas de verificação como pedir nível de confiança, exigir fontes e rastrear cada número até a origem. |
Fluxos entre aplicativos | Encadeamento de aplicativos em um fluxo único, levando informação do Outlook até uma análise estruturada no Excel. |
Uso avançado de Word e PowerPoint | Controle de tom e formato, encadeamento de etapas e a prática de pedir que a própria IA avalie o resultado contra critérios de clareza e coerência. |
Agentes de IA | Construção conjunta de agentes para necessidades reais da Efen, com destaque para um agente de triagem e resposta de e-mails, sempre com revisão humana antes do envio. |
IMAGEM · COPILOT NO DIA A DIA
Tela compartilhada mostrando o Copilot em uso no Outlook ou no Excel, ou um slide do roteiro de prompts usado nas aulas.
Screenshot da ferramenta ou do material de apoio.
3. Resultados
A adesão foi total, com cem por cento de presença ao longo dos oito encontros. Para um público que ia do operacional à liderança, é um indicador expressivo de engajamento.
Antes | Depois |
|---|---|
• Uso pontual do Copilot, sem método, tratado como curiosidade ocasional | • Uso com método no próprio trabalho, com prompts reaproveitáveis e validação antes de usar |
Um efeito apareceu ainda durante o curso: a autonomia para enxergar aplicações. Conforme entendiam a ferramenta, os participantes começavam a trazer, por conta própria, ideias de onde ela seria útil, e muitos saíram das aulas já testando o que tinham aprendido.
A CONFIRMAR · MÉTRICAS DE RESULTADO
Avaliações de satisfação, ganho de produtividade percebido e adoção após o programa ainda estão em consolidação. Incluir aqui, de preferência, ao menos um número além da presença (ex.: nota média de satisfação ou percentual de uso continuado).
IMAGEM · ENCONTRO PRESENCIAL
Foto de um dos dois encontros presenciais com a turma.
Foto em ambiente de sala. Ajuda a sustentar a seção enquanto as métricas não fecham.
A CONFIRMAR · CITAÇÃO PENDENTE DE AUTORIZAÇÃO
Depoimento do CEO Rafael Pinheiro, já gravado, ainda sem autorização para publicação. Texto pronto para usar quando liberado: “A gente sente que teve um valor adicionado bem legal para a equipe, e eu acho que, em breve, a gente vai ver os frutos dessa plantação que a gente fez aqui.” (Rafael Pinheiro, CEO da Efen Marine).
4. Aprendizados
O aprendizado mais claro é que, na maioria dos casos, o que separa uma pessoa de ganhar produtividade com IA é só a compreensão prática do conceito. O tema chega cercado de mística e de ideias equivocadas, e essa barreira cai rápido. Assim que alguém entende de verdade o que a ferramenta faz e como ela encaixa no próprio trabalho, começa sozinho a propor onde aplicá-la. O gargalo da adoção é menos técnico e mais de familiaridade: a distância entre não usar e usar bem é curta, mas ninguém a atravessa sem experimentar com a própria mão.
O segundo aprendizado foi enxergar que, na era da IA, convivem perfis diferentes de usuário, e todos têm valor. Há quem extraia o máximo da ferramenta já integrada à rotina, quem se destaque automatizando fluxos mais complexos e quem desenvolva a visão de como uma área inteira, ou a empresa, pode se beneficiar. Reunir esses perfis na mesma sala, como a operação e o CEO da Efen aprendendo lado a lado, faz o programa render em duas frentes ao mesmo tempo: o uso prático no dia a dia e a leitura estratégica de para onde levar a IA. Um programa não precisa escolher entre formar quem usa e formar quem decide. Dá para fazer os dois quando os dois estão na mesma sala.